Efektívne plánovanie času

“To, čo je dôležité, je málokedy urgentné. To, čo je naliehavé, je málokedy dôležité.”

Eisenhowerov výrok má čo to do seba. Podľa môjho názoru je totiž hlavný rozdiel medzi úspešnými a neúspešnými ľuďmi v úlohách, na ktorých pracujú. Je predsa možné pracovať aj 12 hodín v kuse a v podstate nič významné nedokončiť. Za tých 12 hodín môžeme mať za sebou spústu dokončených úloch, ale nikam ďalej nás to neposunie. Prečo? Pretože tie úlohy neboli dôležité.

Každá jedna práca sa dá vykonávať bez zmyslu alebo so zmyslom.

Eisenhowerova metóda rozdeľuje aktivity do štyroch kvadrantov:

  • 1. kvadrant – urobte sami a čo najskôr
  • 2. kvadrant – urobte sami a venujte týmto aktivitám čo najviac času
  • 3. kvadrant – pokúste sa delegovať
  • 4. kvadrant – snažte sa čo najviac obmedziť
To, čo v jednotlivých kvadrantoch máte, záleží jednak od práce, ktorú vykonávate a jednak od Vášho rozhodnutia a momentálnej situácie. Je len na Váš, čomu prisúdite priority, ale musíte si uvedomiť, že dôležitosť nie je to isté, čo urgentnosť.

Väčšina ľudí pri plánovaní svojho času totiž uvažuje iba v rovine urgentnosti, t.j. čo musím urobiť hneď teraz a čo musím urobiť zajtra.

 

Bohužiaľ sa mnoho z nás takmer vôbec nezamýšľa nad dôležitosťou jednotlivých aktivít, t.j. prečo vôbec niečo musím/chcem urobiť.

Rodina, práca, či vzdelávanie. Rozvoj svojho ducha. Oddych, zdravie a skutoční priatelia. Ak nám zostane voľno, tak máme priestor na pomáhanie iným ľuďom. Ale i na svoje záľuby, či čítanie.

Naučme sa odmietať veci, ktoré nie sú dôležité. Odmietajme ich s ľahkosťou a eleganciou a bez pocitu viny. Vnútorný nepokoj a nesústredenosť nevznikajú, keď sa niečoho vzdáme, ale tým, že sa premáhame.  Naučme sa  hovoriť NIE a spadne z nás bremeno.

Ak máme pocit, že sa musíme premáhať, povedzme Nie, ďakujem. Určite platí, že ten kto si dokáže efektívne plánovať čas, ten si dokáže nájsť čas, aby pomáhal aj druhým. Zaujímavé, že títo ľudia dokážu veľa a málokedy sa sťažujú na nedostatok času. Vedia, že oni rozhodujú o svojom čase, nie ich okolie. Ten, kto si svoj čas nevie plánovať, nikdy nemá čas na nič. Nič nestíha. Stále sa ponáhľa, stále niečo naháňa, nemá nikdy pokoj. Výsledok? Žiadne veľké úspechy a kopa problémov. Konflikty, postupné zhoršovanie  zdravia, zdravotné problémy.

 

Čas, tak drahá položka, bez usporiadania nemá význam, ak chce človek robiť niečo efektívne, produktívne a hlavne ku svojej spokojnosti. Nie nadarmo sú vymýšľané rozvrhy hodín, pracovné doby a iné usporiadania času. V článku si povieme, ako usporiadať svoj individuálny čas.

Musím dopredu podotknúť, že sa viac zameriam na usporiadanie času človeka, ktorý sa chce niečo naučiť. Keďže učenie zasahuje do veľa oblastí ľudskej činnosti, môžete sa učiť čokoľvek iné, ako bude príkladom. Teda lepšie povedané, plán môžete aplikovať na čokoľvek, čo sa chcete naučiť.

Budeme sa zaoberať týmito kategóriami ľudí (naraz):

  • človek, ktorý si prácu nosí domov (študent, učiteľ, programátor, právnik, účtovník, …) – jedná sa viac-menej o intelektuálnu pracovnú činnosť,
  • človek, ktorý si prácu domov nenosí, ale venuje sa popri tomu nejakému koníčku alebo chodí na nejaký kurz, školenie, doučovanie, venuje sa samoštúdiu, …

Je dobré si denný plán napísať na kus papiera, ktorý je neustále na očiach. Výhodou takejto externej pamäte je to, že si nemusíe držať túto zbytočnosť v hlave. Zbytočnosť v tom zmysle, že denný plán, okrem plánovania, nič iné neprináša, a preto je nepodstatné vedieť ho naspamäť.

Ďalšou výhodou napísaného denného plánu je tá, že sa dá akokoľvek a kedykoľvek zmeniť jednoduchým prepísaním položiek. Kdežto väčšinou sa nikomu nechce meniť to, čo je naučený robiť automaticky, teda (svojím spôsobom) naspamäť, bez akejkoľvek vonkajšej pomoci (v tomto prípade papier s denným plánom).

Poďme sa spoločne pozrieť na to, ako by mohol vyzerať práve váš denný plán. Neskoršie prispôsobenie plánu obrazu svojmu hrá podstatnú rolu.

1. krok – naučiť sa spať

Veľa ľudí by povedalo, že spať vie. Lenže prečo často počuť na druhý deň vzlyky, že sa mi túto noc spalo hrozne, že som celú noc nespal/a, …? Dôležité je ísť spať pokojne, uvoľnene a bez akýchkoľvek obťažujúcich myšlienok.

Najprv si treba nájsť vhodný spôsob spánku, potom sa sústrediť na zlepšenie kvality vášho spánku (dal som vám tu dva externé odkazy, pretože nechcem úvahy o dennom pláne moc naťahovať).

2. krok – rozvrhnutie činností do postupnosti

Počas dňa vykonávate nejaké činnosti. Tie je vhodné si oddeliť a porozmýšľať nad každou zvlášť, ako je pre vás dôležitá. Keďže čítate tento článok, zrejme využívate nejakú vyhľadávaciu službu a chcete vedieť niečo o dennom pláne alebo sa vám tento článok objavil v RSS čítačke, alebo vám ho nejaký známy poslal, že aký fajn článok, čo sa oplatí prečítať. Aj pre činnosť za počítačom je potrebné priradiť dôležitosť. Iné to je počas školy (platí hlavne pre študentov), iné počas prázdnin.

Dovolím si teraz zhrnúť do ucelenej podoby sedem bodov, ktoré by mali byť v dennom pláne každého človeka:

  • raňajky – bez dobrých raňajok je celý deň bez energie, nemáte chuť do práce, či školy a nie je s vami reč,
  • intelektuálna činnosť – či už to je riešenie SUDOKU, príprava do školy, obhajoba klienta alebo výskum rovnobežiek, túto činnosť je potrebné zahŕňať do svojho denného plánu. Jednak pre potreby splniť požiadavky spoločnosti, jednak si tým utužujete mozog a myseľ a v starobe budete mať menšie problémy s pamäťou,
  • sociálne uspokojenie – návšteva kina, divadla, kolektívne športy, posedenie pri pive, čaj s rodinou, rozhovor v kruhu priateľov, pracovný rozhovor, prostredie školskej triedy, … Bez sociálneho styku človek dôjde až k sociálnej deprivácii, čo môže viesť až k patologickým stavom,
  • manuálna činnosť – osviežuje fyzickú stránku človeka. Či už to je nejaký druh športu alebo kopanie kanálov, je to dôležitá súčasť denného plánu,
  • plánovanie na ďalší deň – aby sa plánovanie nezastavilo na jednom dni, musí byť tento bod obsiahnutý v dennom pláne. Možno sa zdá byť nepodstatný, ale dobrý plán je polovica cesty k efektívnemu využitiu času. Dobré plánovanie zaberie nejakých pár minút, ale ušetrí v ďalšom dni možno aj hodiny.
  • hodnotenie úspechov z uplynulého dňa – aby ste sa netrápili a neupadali do depresií, hodnoťte to, čo ste vykonali za celý deň úspešne, čo sa ostatným (ale aj vám) páčilo, čo vám urobilo radosť. Vyhraďte si na to zvláštny čas. Myslite optimisticky, aj keď to bolo možno spriatelenie sa s cudzím psom, ktorý všetkých ostatných len hryzie,
  • oddych – aj Boh na siedmy deň oddychoval. Každý deň si doprajte oddych. Hlavne večer. Ale ani počas dňa nezaškodí (ak je v pláne). Dôležité je vykonávať takú činnosť, ktorá skutočne človekovi poskytne oddych, alebo nevykonávať úplne nič.

A ak ste ochoreli na chrípku, nádchu, …, len sa liečte a zabudnite na plán. Všetko počká. Človek počas choroby potrebuje oddych od akejkoľvek činnosti – psychickej i fyzickej.

Týchto sedem bodov môže byť v akejkoľvek postupnosti, záleží od osobných preferencií. Určite by mal byť v dennom pláne každý z nich. Ak jeden z objektívnych príčin chýba, stačí ho nahradiť v iný deň.

Ako príklad dám takýto denný plán (mimochodom to bol denný plán autora tohto článku počas gymnaziálnych štúdií, ale už aj na ):

  1. raňajky,
  2. vyučovanie v škole (intelektuálna činnosť, sociálne uspokojenie),
  3. hneď po škole doma nasledovala príprava do školy na ďalší deň, písanie domácich úloh (intelektuálna činnosť),
  4. športové krúžky, hlavne basketbalový a volejbalový (manuálna činnosť, sociálne uspokojenie)
  5. príprava tašky do školy na nasledujúci deň hneď po naučení sa na ďalší deň v škole,
  6. čas trávený s priateľmi von (sociálne uspokojenie),
  7. večer oddych, či už pri TV, počítači alebo čítaním nejakej knihy.

Stručne o rozdelení intelektuálnej činnosti

Ak vykonávate niečo, čomu sa hovorí duševná práca (či už je to štúdium nejakých materiálov, kníh alebo programovanie), je dobré ju vykonávať v určitých časových intervaloch. Človek pri mozgovej činnosti najviac vníma a zapamätáva si počas jej prvých a posledných desiatich minút. Medzi týmito časmi je akoby hluché miesto, kde výkonnosť mozgu klesá. Preto …

Preto sa učte (programujte, čítajte, vyučujte, …) dvadsať minút a následne na to si doprajte dobrú päťminútovú prestávku. A znova ďalší dvadsaťminútový interval.